リコール回収 依頼状/依頼メール 文例

件名:(〇〇不良お詫びと返送のお願い/「〇〇」不良の件/〇〇不具合対応についてのお願い/〇〇の部品交換のお願い)

〇〇〇〇　株式会社
(部署名)　〇〇〇〇 様
　
株式会社〇〇〇(営業部/〇〇部)〇〇(と申します/です)。
平素は、(大変お世話になっております/弊社製品をご愛顧いただき、心よりお礼申し上げます)。
　
(まずは/さて)、この度の(不具合/製品不良)では貴社に(多大なご迷惑/ご不便)をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
または
早速ながら、先般、貴社よりご指摘いただいた不具合に関して弊社において(調査をしたところ/検討し、)「〇〇」の(部品不良の可能性が高いと判断に至りました/不良が(確認/判明)されまた)ので、ご連絡をさし上げました。
　
貴社よりご指摘のあった(不具合/不良)につきまして弊社で詳細に調査しましたところ、(〇〇部分の/〇〇/〇〇部品)に問題があることが、判明いたしました。
この問題の抜本的解決策としては、〇〇の(部品交換/ファームの入れ替え/ROM交換)/〇〇)を(させていただくしかなく/するしかないとの結論に至り)、(新たな部品調達しております/部品交換のため〇〇を一旦弊社にお送りいただけるようお願いすることとなりました)。
または
貴社で発生した(トラブル/不具合)について検討しましたが、(〇〇部分の/〇〇/〇〇部品)に問題がある(ことが、明らかであります/可能性が高いと思われます)。
今回判明した(不良/異常な動作/不具合)は、そのまま(使用する/放置する)と(〇〇/高温)になる可能性がある重大な問題とも考えられますので、誠に申し訳ないことでありますが、(部品交換/適切な処置)をするまでは、ご使用いただかないようお願いいたします。
　
つきましては、(〇日に/近日中に/ご担当者様と調整して)(宅急便を集配に向わせます/営業担当がお伺いさせていただきます/(代理店の者/保守員)を取りに行かせます)ので、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
または
つきましては、〇〇(の一旦回収と部品交換を/は回収させていただき、良品をお送り)させていただきたく存じます。
貴社には、多大なご(迷惑/不便)をおかけ(いたしますが/するのは重々承知しておりますが)、今回の不具合の解消には(〇〇をする必要があり、一旦回収させて/補修が必要不可欠でありますので、回収ご協力)いただけますようお願い申し上げます。
　
(取り急ぎ/甚だ略儀ながら)、お詫びと不良品(回収/ご返送)のお願いを申し上げます。
または
なお、(日程等の調整などについては/本件に関しましては)、営業担当〇〇が責任もって対応いたしますので、(何なりとお申し付け/ご不明なことがありましたらお問い合わせ)ください。
(取り急ぎ/改めて(ご説明/ご報告/お詫び)にお伺いいたしますが)、まずは、お詫びとお願いを申し上げます。
　
------------記------------
1.商品送り先
　　〒000-0000
　　〇〇県〇〇市〇〇区〇〇000
　　株式会社〇〇〇〇
　　〇〇〇部〇〇課　〇〇宛
　　電話番号　000-0000-0000
2.問い合わせ担当者
　　〇〇部〇〇課 担当〇〇
　　電話番号　000-0000-0000
　　メールアドレス　yyyyy@ddddd.ne.jp
　
*************************
　　　　　　署名
*************************

〇〇〇〇　株式会社
(部署名/役職)　〇〇〇〇　様
または
代理店　各位

弊社「〇〇」のロット不良(のお詫びと/伴う)(回収/交換)のお願い

拝啓　貴社におかれましては、益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。
または
急啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
　
(この度は/早速ながら)、「〇〇」(ロット不良/不具合)の件で貴社に(多大なご迷惑/ご負担)をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
　
まずは、弊社「〇〇」の不良の件では、皆様方に多大なご(心配/迷惑/負担)をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
または
早速ですが、(皆様もご承知のとおり/この度)、「〇〇」にロット不良が(発生しております/判明しました)。
　
(今多発している/この)(不良の報告/不具合)の原因は、ロット不良(の可能性が極めて高い/である)ことが明らかとなりました。そのため、各社の在庫製品は無論、既に客先に出てる製品についても対象ロットは全て回収することが決定されました。
　
つきましては、(貴社/販売店の皆様)には、(誠に申し訳ないのですが/多大なご負担をおかけするのは重々承知しておりますが)、ご(協力いただけ/支援を賜り)ますようお願い申し上げます。
または
(まずは/至急)、対象ロットの在庫の有無と既に客先に出荷されているものがないかのご確認をお願いいたします。特に出荷済みのものがある場合は、至急(その旨お伝え/弊社担当へご連絡)いただきますようお願いいたします。
　
なお、本件に関しましては、私が担当いたしますので、(何なりとお申し付け/ご不明なことがありましたらお問い合わせ)ください。
　
(取り急ぎ/改めて(ご説明/ご協力のお願い)にお伺いいたしますが)、まずはご(協力/支援)のお願いまで申し上げます。

(草々(文頭が急啓)/敬具)

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇
(部署・役職)〇〇〇〇

〇〇〇〇　株式会社
(部署名/役職)　〇〇〇〇　様

弊社「〇〇」の(ロット不良/不具合)(のお詫びと/伴う)(回収/交換)のお願い

拝啓　貴社におかれましては、益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。
(この度は/早速ながら)、「〇〇」不具合の件で貴社に(多大なご迷惑/ご負担)をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
　
または
　
急啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
(この度は/早速ながら)、「〇〇」のロット不良件で貴社に(多大なご迷惑/ご負担)をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
(貴社で発生した/貴社より(ご報告/ご指摘)のあった)不具合について弊社で詳細に調査しましたところ、(部品の不良である/〇〇部分に製造上の問題がある)ことが、判明いたしました。
　
(ロット不良/部品不良)の原因に関しては、別途ご報告させていただきますが、まずは、別紙のロット番号の製品が使用されなかったかの調査と残量がある場合それを使用されないようお願いいたします。
または
(状況から今回の不良はロット不良であることとは明らかであり/貴社よりご返送いただいた〇〇(を詳しく調べ/の状態を確認し)、(製造過程の問題/ロット不良)が判明しており)、(貴社よりご依頼のありまいた/直ぐにも)交換品を(ご用意/納品)すべきですが、〇〇(は特注品/は非在庫品/は〇〇/をあいにく在庫しておりません)で、今直ぐにご要望にお応えできませんず、誠に申し訳ございません。
　
なお、代品については(未だ目処が立っておりませんので/概ね〇日にはお送りできますが)、今しばらくのご猶予をいだたけますようお願い申し上げます。
または
つきましては、(〇〇を一旦回収/代品との交換を)させていただきたく存じます。
貴社には、多大なご(迷惑/不便)をおかけ(いたしますが/するのは重々承知しておりますが)、〇〇の一旦回収にご協力いただけますようお願い申し上げます。
　
(取り急ぎ/甚だ略儀ながら)、書面にてお詫びと不具合品(回収/ご返送)のお願いを申し上げます。
または
なお、(日程等の調整などについては/本件に関しましては)、営業担当〇〇が責任もって対応いたしますので、(何なりとお申し付け/ご不明なことがありましたらお問い合わせ)ください。
(取り急ぎ/改めて(ご説明/ご報告/お詫び)にお伺いいたしますが)、まずは、書面にてお詫びとお願いを申し上げます。
または
(代品の準備が整いましたら直ちにご連絡をさし上げますが、まずは、交換品の納品猶予のお願いとお詫びまで申し上げます。

(草々(文頭が急啓)/敬具)

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇
(部署・役職)〇〇〇〇

お客様各位 または 〇〇をご使用の皆様へ

「〇〇」をご使用のお客様へお詫びと自主回収・交換(のお知らせ/のお願い)

平素は、弊社商品をご愛顧いただき、心よりお礼申し上げます。
　
弊社が販売した「〇〇」の一部製品において、(〇〇の(不良/不具合)から〇〇が発生する/稀ではありますが「〇〇〇」を生じる)ことが判明しました。
　
当社としては、(既に/〇年までに)〇〇の販売を中止しておりますが、既に販売した〇〇については、(念のために/〇〇を安全にご使用いただくために/(故障を引き/誤動作を)起こす可能性がある以上は)自主回収し、無償で代替品への(交換/交換またはご返金)をさせていただくこととあいなりました。
お客様には、多大なご迷惑をおかけするしますこと、心よりお詫び申し上げます。
または
この度、不具合が判明した〇〇は令和〇年〜〇年までに製造/販売された〇〇ででありますが、(お客様に〇〇を安全にご使用いただくために/誤動作を起こす可能性がある以上は)自主回収し、無償で代替品への交換をさせていただくことといたしました。
お客様をはじめ関係各位にご心配と(ご迷惑/ご不便)をおかけするしますこと、心よりお詫び申し上げます。
　
つきましては、下記対象機器(詳細な型番は下記をご参照ください)を現在ご使用またはお手元にお持ちの皆様には、誠にお手数でありますが、下記お問い合わせ窓口までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
　
今後は一層品質管理の徹底に努める所存でございますので、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

1.不具合内容
1)発生事象
2)不具合発生時のリスク
　・・・・・・
　・・・・・・
尚、発火/火災などの重大な事故をひきお起こす不具合は発生しておりません。
3)不具合発生の原因
　・・・・・・
4)対象商品の識別方法
. 　・・・・・・
2.回収対象商品
　商品名(型名)　〇〇〇
　販売期間　　　　令和〇年〇月〇日〜令和〇年〇月〇日
　製造者　　　　　株式会社　〇〇〇
　製造番号　　　　No******〜****
3.自主回収と代替品への無償交換手順
　・・・・・・
　・・・・・・
　回収・交換日のご相談/決定
　弊社指定業者による回収・交換作業
　下記への機器のご返送
4.お問い合わせ窓口・ご返送先
1)商品送り先
　〒000-0000
　〇〇県〇〇市〇〇区〇〇000
　株式会社〇〇〇〇
　〇〇〇部〇〇課　〇〇宛
2)問い合わせ担当者
　〇〇部〇〇課 担当〇〇
　電話番号　000-0000-0000
(受付時間：平日及び土曜日午前8時〜午後5時30分)
　メールアドレス　yyyyy@ddddd.ne.jp

　
※商品の返送時には、必ず郵便番号・ご住所・お名前・お電話番号を必ずお書き添えください。
※送料着払いでお送りくださいますようお願い申し上げます。
※なお、ご連絡いただいたお客様の個人情報は、本件の対応以外には使用いたしません。

以　上

お客様各位 または 〇〇をご使用の皆様へ

「〇〇」をご使用のお客様へお詫びと自主回収・交換(のお知らせ/のお願い)

平素は、弊社商品をご愛顧いただき、心よりお礼申し上げます。
　
弊社が販売した「〇〇」の一部製品において、弊社が〇年から〇年にかけて製造した〇〇において、製品の〇〇が〇〇し、(不完全燃焼を起こす/有毒ガスが発生する/製品の使用時に発煙・発火の)(おそれ/可能性)があることが判明いたしました。
　
当社としては、(既に/〇年までに)〇〇の販売を中止しておりますが、既に販売した〇〇については、〇〇を安全にご使用いただくために/重大な事故を起こす可能性がある以上は)自主回収し、無償(で点検/で代替品への交換/部品の交換)をさせていただくこととあいなりました。
お客様には、ご心配をおかけするしますこと、心よりお詫び申し上げます。
または
当社としては、今後とも皆様にご安心して〇〇お使いいただくために、無料で点検・修理を実施させていただきます。
お客様には、ご迷惑、ご心配をおかけいたしまうが、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
　
つきましては、下記対象機器(詳細な型番は下記をご参照ください)を現在ご使用またはお手元にお持ちの皆様には、誠にお手数でありますが、下記お問い合わせ窓口までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
また、対象機器であることが確認できましらた直ちにご使用を中止いたさきますようお願いいたします。
または
また、身内の方やご近所の方で該当対象製品にお心当たりましたらお手数ですが、下記までご連絡をいただけますようお願い申し上げます。
　
今後は徹底した品質管理に全社を挙げて取り組む所存でございますので、何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
または
今後は、より一層商品管理を徹底し、再発防止に努める所存でございますので、何卒、ご理解とご協力を賜りますよう、重ねてお願い申し上げます。

令和〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

記

1.不具合内容
1)発生事象
2)不具合発生時のリスク
　・・・・・・
　・・・・・・
3)不具合発生の原因
　・・・・・・
4)対象商品の識別方法
. 　・・・・・・
2.回収対象商品
　商品名(型名)　〇〇〇
　販売期間　　　　令和〇年〇月〇日〜令和〇年〇月〇日
　製造者　　　　　株式会社　〇〇〇
　製造番号　　　　No******〜****
3.自主回収と代替品への無償交換手順
　直ちに使用を中止する
　・・・・・・
　・・・・・・
　回収・交換日のご相談/決定
　弊社指定業者による点検/回収/部品交換作業
　下記への機器のご返送
4.お問い合わせ窓口・ご返送先
1)商品送り先
　〒000-0000
　〇〇県〇〇市〇〇区〇〇000
　株式会社〇〇〇〇
　〇〇〇部〇〇課　〇〇宛
2)問い合わせ担当者
　〇〇部〇〇課 担当〇〇
　電話番号　000-0000-0000
(受付時間：平日及び土曜日午前8時〜午後5時30分)
　メールアドレス　yyyyy@ddddd.ne.jp

　
※商品の返送時には、必ず郵便番号・ご住所・お名前・お電話番号を必ずお書き添えください。
※送料着払いでお送りくださいますようお願い申し上げます。
※なお、ご連絡いただいたお客様の個人情報は、本件の対応以外には使用いたしません。

以　上