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ビジネス文書の書き方とサンプル書式

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ビジネス文書の書き方と留意すべきこと

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コラム-[9月季節/時候の挨拶]
詳しくは:時候の挨拶と結びをご参照ください。
9月時候の挨拶
9月上旬 (初秋/新秋/新涼)の(候/みぎり)
9月中旬 (白露/爽秋/涼風/秋晴)の(候/みぎり)
9月下旬 (秋冷/孟秋)の(候/みぎり)
9月を感じる言葉
季節の語-敬老の日/秋の長雨/夜長/秋の雲/秋刀魚
草木-彼岸花/金木犀/秋桜/コスモス/萩/茄子/梨/柿

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 ビジネス文書を書く際、留意すべきことは以下のとおりです。
 
1.簡潔で正確な文章を書く
ビジネス文書は、正確で簡潔な表現を心がけてください。冗長で形容詞や修飾語が多い文章はビジネス文書に不似合いです。 箇条書きで書くのも良い方法です。箇条書きすると論理的に矛盾するセンテンスが発見しやすくなる利点もあります。
まずは用件を正確に伝えることを第一に考え、文章の上手い下手はあまり気にする必要はありません。
2.あいまいな表現やどちらとも取れる表現は使わない
「・・・頃」では、正確に情報が伝わりません。時間がはっきりしない場合は期限を切ります。例えば、「・・・を目処に」とか、「Ο時前後1時間以内」などと書きます。ビジネスにおいては、できる限り定量的表現を心がけてください。
また、「結構です」は、使い方ではどちらとも取れる場合がありますので、そのような言葉は使わず、明確な表現にします。最後に一読し、人によって取り違える可能性がないかに重点を置いて再チェックしましょう。
 
3.誤字/脱字や幼稚な言葉を使わない。
特に社外文書は、発してしまうと自身ではコントロールできません。誤字・脱字は読み手えを惑わし、誤った情報を伝えることもあります。また、幼稚な表現[ビジネス文書として合わない表現や言葉}は書いた本人ばかりでなく、 会社の品性を疑われるおそれがあります。自分で書いた文章に自信がないのなら、上司や同僚に読んでもらい、おかしな表現がないか確認してもらいましょう。

Posted: 2005 - Updated: 12/28/2006

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