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ビジネス文書の書き方とサンプル書式

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ビジネス文書の書き方と留意すべきこと

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コラム-[11月季節/時候の挨拶]
詳しくは:時候の挨拶と結びをご参照ください。
11月時候の挨拶
11月上旬 (紅葉/小春日和/深秋)の(候/みぎり)
11月中旬 (晩秋/暮秋/初霜)の(候/みぎり)
11月下旬 (霜秋/向寒/初冬)の(候/みぎり)
11月を感じる言葉
季節の語-氷雨/初霜/小春日和/紅葉の季節/七五三
草木-菊/もみじ/シクラメン/金木犀/白菜/大根/かぶ/ふぐ/柿
コラム2-[お歳暮/贈物-送り/送られの言葉]
ご笑納/ご受納/ご笑味
-(相手に)お受け取りくださいの意味
-ご笑味(注意:[賞]味ではない)は食べ物に使う
ご恵送/ご恵贈
-(相手に)物品を送る-(金銭/手紙)には使わない
-恵贈は特に感謝を込めて物を贈る場合使う
粗品/粗果-果物/粗菓-菓子/粗酒/粗肴
-(相手に)送った品を謙っていう言葉
心ばかり/ささやかな/軽少
-(相手に)物品を送る品の形容表現
-注意:些少は主に金銭-お礼/謝礼/見舞金
ご佳品/美菓-菓子/美果-季節の果物など
-相手から送られた品の言い方(結構な品の意味)

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 ビジネス文書を書く際、留意すべきことは以下のとおりです。
 
1.簡潔で正確な文章を書く
ビジネス文書は、正確で簡潔な表現を心がけてください。冗長で形容詞や修飾語が多い文章はビジネス文書に不似合いです。 箇条書きで書くのも良い方法です。箇条書きすると論理的に矛盾するセンテンスが発見しやすくなる利点もあります。
まずは用件を正確に伝えることを第一に考え、文章の上手い下手はあまり気にする必要はありません。
2.あいまいな表現やどちらとも取れる表現は使わない
「・・・頃」では、正確に情報が伝わりません。時間がはっきりしない場合は期限を切ります。例えば、「・・・を目処に」とか、「Ο時前後1時間以内」などと書きます。ビジネスにおいては、できる限り定量的表現を心がけてください。
また、「結構です」は、使い方ではどちらとも取れる場合がありますので、そのような言葉は使わず、明確な表現にします。最後に一読し、人によって取り違える可能性がないかに重点を置いて再チェックしましょう。
 
3.誤字/脱字や幼稚な言葉を使わない。
特に社外文書は、発してしまうと自身ではコントロールできません。誤字・脱字は読み手えを惑わし、誤った情報を伝えることもあります。また、幼稚な表現[ビジネス文書として合わない表現や言葉}は書いた本人ばかりでなく、 会社の品性を疑われるおそれがあります。自分で書いた文章に自信がないのなら、上司や同僚に読んでもらい、おかしな表現がないか確認してもらいましょう。

Posted: 2005 - Updated: 12/28/2006

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