事務処理ミス 始末書 文例(社外宛)
令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇株式会社
(代表取締役社長/経理部長)
〇〇〇〇 様
〇〇〇〇株式会社
(代表取締役社長/〇〇経理部長)
〇〇〇〇 印
始末書
(〇月〇日/先般)、(弊社社員の(不始末/ミス/勘違い/職務怠慢)/弊社の不手際/弊社〇〇部の不始末)により(貴社への〇〇対応が遅れてしまい/貴社よりのご注文が把握できてず)、貴社に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
この度の不始末は、弊社の事務員が(勘違いをしてしまった/連絡を怠った/処理を遅延させた/勝手な判断をしてしまった)ことが原因で(あり/あるとはいえ)、(弊社/管理監督をするべき私)(の責任は重大でありまして/の(監督/管理)不行き届き)があったことは否めませず)、(会社の代表者として/〇〇を統括するものそして)(深く反省/猛省)いたしております。
弊社としましては、今回失った(信用/信頼)を回復するため、(会社一丸となり業務管理体制の強化に努めて/(誠実に/確実に)職務を遂行)してまいる所存でありますので、今後とも変わらぬご引き立てを賜りますよう伏してお願い申し上げます。
この度の不始末に関し、(改めて/本書をもって)深くお詫び申し上る次第です。
以 上
作業ミスに関する始末書の書き方
作業ミスに関する始末書の基本記載事項と注意
1)宛先
基本的は社長宛であるが、事案が軽微であれば事業所の長/所属長の場合もある。
また、元請や客先等へ提出する場合は、指示した方例えば現場代理人や工場長宛とする。
2)日付
基本的に作成日とするが、提出期限が指定されている場合は提出日とする。
3)所属/氏名
4)表題
基本的に「始末書」とするが、上司の指示や会社の慣例に従う。
5)本文と構成
5-1 ミスの内容とその状況の説明(発生日/状況/対応/事後の影響)など事実に基づき正確に記述する。
5-2 影響を説明(損害額/客先の心証)など現状を正確に記述する。
5-3 ミスをした原因と自身の非を明確にし、認める。
5-4 自身の非に対する謝罪。
5-5 再発防止へ誓約や今後の再発防止方法や心構え。
5-6 処罰の受け入れの表明又は、許しを請う文言。
5-7 再度謝罪の言葉で締める。
始末書の体裁
1.用紙
基本は、縦書き便せんですが、会社によってはワープロの横書きでもよい場合もり、会社の慣習に従う。
2.封筒と表書き
基本は、白無地の和封筒(縦長)に入れて提出するが、ワープロの場合、そのまま折らずに提出するのがよいでしょう。
封筒の表書きは、中央に「始末書」とだけ書く。
3.書き方
便せんでは、手書きとし、1行名の中央に「始末書」と書き、1行あけて文章を書く。
文末
上合わせで宛名「代表取締役社長 〇〇〇〇様」
改行して下合わせで自身の「所属/氏名 捺印」
上合わせで「日付」
ワープロの場合は、捺印を忘れないようする。
4.提出先
基本的に直属の上司経由で提出するが、直属の上司より高位の役職者から指示された場合、指示した方に持参して提出する。その際は、直属の上司に承認を得て提出するのがよいでしょう。