接客クレーム 始末書 文例 文例/例文と書き方

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接客クレーム 始末書 文例

代表取締役社長
ΟООΟ 殿

令和Ο年Ο月Ο日
営業部 ΟООΟ 印

始末書

去る令和Ο年Ο月Ο日、私は常連のお客様を私の接客の未熟さから 怒らせてしまいました。
当日は、歳末セール期間中で店内は大変混雑していました。 その状況の中、そのお客様はやっとのことで以前接客した私を見つけて、 予約したΟΟを受け取りに来たと告げられました。私は早速その品物を探しにバックヤードに むかっている時、他のお客様から呼び止められて商品についての 説明を求められました。直ぐに説明を切り上げるつもりでしたが、凡そ10分程そのお客様の 接客に費やしました。あいにく他のスタッフも手が空かず、ついつい最初のお客様をお待たせしてしまいました。
その後、商品を持ってそのお客様を探しましたが、待ちきれずにお帰りになった後でした。 私は直ぐさま、そのお客様の携帯にお電話をしましたが繋がらず、やっとお話ができたのは18:00頃でした。 お客様は大変お怒りのご様子で、私の非礼をお詫びしましたが聞き入れてもらえず、予約もキャンセルされてしました。
そのことは、直ちにΟΟ店長に報告して店長からも再度お詫び申し上げて、何とか後日商品を受け取りに来ていただけました。
本件は、私の販売員として判断の甘さと、能力不足が招いた不始末であり、深く反省しております。
この度のことで、大切なお客様の心証を悪くし、お店へ多大な損害とご迷惑をおかけしたことを改めまして深くお詫び申し上げます。 また、今後このようなことのないよう接客技術を磨くことを固くお誓いします。

以 上

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顧客からのクレームに関する始末書の書き方

顧客からのクレームに関する始末書の基本記載事項と注意
1)宛先
基本的は社長宛であるが、事案が軽微であれば事業所の長/所属長の場合もある。
また、元請や客先等へ提出する場合は、指示した方例えば現場代理人や工場長宛とする。
2)日付
基本的に作成日とするが、提出期限が指定されている場合は提出日とする。
3)所属/氏名
4)表題
基本的に「始末書」とするが、上司の指示や会社の慣例に従う。
5)本文と構成
5-1 クレームの内容とその状況の説明(発生日/状況/対応/事後の影響)など事実に基づき正確に記述する。
5-2 影響を説明(損害額/客先の心証)など現状を正確に記述する。
5-3 クレームを受けた原因と自身のミスを明確にし、認める。
5-4 自身の非に対する謝罪。
5-5 再発防止へ誓約や今後の再発防止方法や心構え。
5-6 処罰の受け入れの表明又は、許しを請う文言。
5-7 再度謝罪の言葉で締める。

始末書の体裁

1.用紙
基本は、縦書き便せんですが、会社によってはワープロの横書きでもよい場合もり、会社の慣習に従う。
2.封筒と表書き
基本は、白無地の和封筒(縦長)に入れて提出するが、ワープロの場合、そのまま折らずに提出するのがよいでしょう。
封筒の表書きは、中央に「始末書」とだけ書く。
3.書き方
便せんでは、手書きとし、1行名の中央に「始末書」と書き、1行あけて文章を書く。
文末
上合わせで宛名「代表取締役社長 ОΟОО様」
改行して下合わせで自身の「所属/氏名 捺印」
上合わせで「日付」
ワープロの場合は、捺印を忘れないようする。
4.提出先
基本的に直属の上司経由で提出するが、直属の上司より高位の役職者から指示された場合、指示した方に持参して提出する。その際は、直属の上司に承認を得て提出するのがよいでしょう。

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