〇〇〇〇 殿
令和〇年〇月〇日
(会社名/所属/役職等)
〇〇〇〇 印
〇〇〇〇〇の理由書
令和〇年〇月〇日に発生した〇〇〇につき、下記にその理由を申し上げます。
または
標題の件につき調査し、原因が判明しましたので、下記にご報告いたします。
記
1.発生状況
令和〇年〇月〇日〇時頃、・・・が発生し、〇〇〇のように対処し、結果、〇〇のようになりました。
(具体的な状況を説明する文章)
2.発生原因
関係者からのきき取り調査(調査方法)から以下の原因が判明しました。又は、以下の原因が考えられます。
(原因の具体的説明)
以上の原因より、現状では、〇〇〇〇の問題があると考えます。
以上のことより、以下の課題が早急に解決する必要性を認識しました。
3.今後の対策
〇〇が再発しないように、〇〇を徹底する。
〇〇をおこなうこで、今回の〇〇〇と同様のトラブルは発生しないと考えます。
〇〇〇を早急に整備することで今後このようなトラブルを撲滅いたします。
以 上