ロット不良の回収 依頼状/メール文例(取引先宛)

件名:(「〇〇」回収のお願い/「〇〇」回収/交換の件)

〇〇〇〇株式会社
(部署名/役職)　〇〇〇〇　様
　
〇〇〇〇株式会社
(営業部/〇〇部)〇〇です。
　
平素はお世話になっております。
　
この度は、「〇〇」のロット不良の件で貴社に多大なご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
　
貴社よりご報告のあった不具合について弊社で詳細に調査しましたところ、(部品の不良である/〇〇部分に製造上の問題がある)ことが、判明いたしました。
　
(ロット不良/部品不良)の原因に関しては、別途ご報告させていただきますが、まずは添付のロット番号の製品が使用されなかったかの調査と残量がある場合それを使用されないようお願いいたします。
　
つきましては、(〇〇を回収/代品との交換を)させていただきたく存じます。
貴社には、多大なご(迷惑/不便)をおかけ(いたしますが/するのは重々承知しておりますが)、 〇〇の回収にご協力いただけますようお願い申し上げます。
　
取り急ぎ、お詫びと不具合品ご返送のお願いを申し上げます。
　
　返送先
　〒000-0000
　〇〇県〇〇市〇〇区〇〇000
　〇〇〇〇株式会社
　〇〇〇部〇〇課　〇〇宛
　電話番号　000-0000-0000
　
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　　　　　　署名
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〇〇〇〇株式会社
(部署名/役職)　〇〇〇〇　様

弊社「〇〇」の(ロット不良/不具合)(のお詫びと/伴う)(回収/交換)のお願い

急啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、「〇〇」のロット不良件で貴社に多大なご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
貴社で発生した不具合について弊社で詳細に調査しましたところ、(部品の不良である/〇〇部分に製造上の問題がある)ことが、判明いたしました。
(状況から今回の不良はロット不良であることとは明らかであり/貴社よりご返送いただいた〇〇(を詳しく調べ/の状態を確認し)、(製造過程の問題/ロット不良)が判明しており)、(貴社よりご依頼のありまいた/直ぐにも)交換品を(ご用意/納品)すべきですが、〇〇(は特注品/は非在庫品/は〇〇/をあいにく在庫しておりません)で、今直ぐにご要望にお応えできませんず、誠に申し訳ございません。
なお、代品については(未だ目処が立っておりませんので/概ね〇日にはお送りできますが)、今しばらくのご猶予をいだたけますようお願い申し上げます。
(代品の準備が整いましたら直ちにご連絡を差し上げますが、まずは交換品の納品猶予のお願いとお詫びまで申し上げます。

草　々

令和〇年〇月〇日

〇〇〇〇株式会社
(部署・役職)〇〇〇〇