商品未発送 理由書文例

役職
〇〇〇〇〇〇　殿

令和〇年〇月〇日
部署名　〇〇〇〇〇　印

〇〇〇〇株式会社向け「〇〇〇」未発送の理由書

標題の件につきまして調査し、原因が判明しましたので下記にご報告いたします。

記

1.発生状況
〇月〇日　午後４：００　〇〇〇〇株式会社　〇〇課長より、当日納品の着荷に「〇〇〇〇」が入っていないといの連絡があり、 営業担当〇〇が、受注明細を確認したところ注文書に「〇〇〇」の記載はなく、〇〇課長にその旨申し上げ、 追加発注があったのかを確認していただいた。
〇〇〇〇株式会社の調査で担当者が、最初の発注をした翌日に発注漏れを発見し、FAX(営業部宛)で追加発注をした。しかし、 その後、正規の追加発注書の送付はなされていなとのことであった。
当日送受信をした双方FAXの送信受信履歴を調査したが、２か月前の履歴は残っておらず、実際に送受信が完了したのかは判然としない。 当社営業部での受信FAXの取扱が、完全とは言えないため、届いたFAXが紛失した可能性も否定はできない。
先方担当者は追加発注をFAXで送るとの連絡を入れたが、営業担当〇〇不在で営業部〇〇がメモを残し、担当の机に置いた。しかし、そのメモを担当〇〇は見てないと証言している。
2.発生原因
本件は、先方と当方の双方に複数の発生原因があると考えられる。
1)発注方法に問題
通常、追加発注の場合でも正規の発注書原本を郵送することとなっているが、それがなされていなかった。
2)重要書類をFAXした場合の送達確認漏れ
重要書類をFAXした際は、双方ともに必ずそれが届いているかの確認が必要であるが、それがなされていなかった。
3)電話連絡メモの受け渡しの不徹底
残された不在電話メモが、紛失してしまった。
3.今後の対策
本件を受けて、以下の対策を講じることとした。
1)発注方法に関する取り決めの徹底を先方にお願いするとともに他社でも同様のトラブルが発生しないよう、営業担当が、主要客先にも同様のお願いをする。
2)FAXの取扱に関するマニュアルの作成とその徹底を行う。
3)これまで「電話連絡メモ」(メモ帳サイズ)を使用していたが、それを各個人用の電話受け付ノートに変更する。これにおり、メモ紙の紛失と担当者本人の確認漏れ防止効果が期待できる。

以　上