データ消失 理由書文例

役職
〇〇〇〇〇〇　殿

令和〇年〇月〇日
部署名　〇〇〇〇〇　印

〇月期分営業データ消失の理由書

〇月〇日に発生しましたサーバーの不具合による、営業データ消失原因の調査結果を下記にご報告いたします。

記

1.発生状況とその影響
〇月〇日９：３０頃、営業部のサーバーマシンのハードディスクが突然クラッシュし、そのディスクに収納されていたデータがすべて修復不能となった。多くのデータは、月末にバックアップをしているため、顧客データなどは、新規案件の数件分のみの被害であったが、月次処理の〇月分データ(〇日までの入力分)約５００件が消失した。
これを再入力すると、およそ３日必要であり、かつ、その間出荷指示、受発注作業がオンラインでできなくなり日常業務に大きく支障をきたこととなっている。
2.発生原因
本件のデータ消失を引き起こした直接の原因は、コンピュータトラブルであるが、それを想定していないシステムと運用の不備にも大きな原因があると考えられる。
コンピュータハードの不具合は、経験上数年に一度発生するかのトラブルである。そのため、バックアップの頻度を月に一回で運用している。この作業は、サーバーへのアクセスができなくなることから極力ユーザーの利便性を損なわないよう人手で第一金曜日の夜間約１時間をかけておこなっている。しかし、この運用では今回のように月末間近くでトラブルが発生すると甚大な被害が出ることが明らかとなった。
3.今後の対策
現サーバーシステムは、通常のパソコンを使用しているため、ハードの信頼性が低く、バックアップ装置も貧弱で、作業も煩雑である。よって、これを機に現マシーンをハードディスクが二重化された構成で、かつ自動バックアップ可能なサーバー専用機にリプレースするのが最も効果的な対策と考える。
今回のようなトラブルで被る損害や機会損失、信頼の失墜および運用コスト等々を考慮するれば、十分な費用対効果が期待できると考える。

以　上