クレーム/苦情 謝罪への返信状/返信メール　文例

件名:(〇〇が(直ぐ壊れたた/の〇〇が固い/〇〇)件/今後改良いただきますようお願いします/(内容/〇〇の〇〇/説明書)が分かりにくい件/ご足労いただき恐れ入ります/〇〇の件)

〇〇〇〇株式会社
〇〇センター　御中
又は
〇〇〇〇株式会社 〇〇部
(〇〇/ご担当者)様
　
先般、貴社の(〇〇/〇〇の説明書)につきまして、(直ぐに壊れてしまった件で(苦情を申し上げた/改善の要望をした)/(不明なこと/分かり難い点/使い辛い点)があるとご連絡を入れた)〇〇と申します。
貴社でも(その時の内容/その現象)を(確認/再現)したとのことで、(ご丁寧なお詫びの(お便り/メール)をいただき/お詫び(と今後の改良を確約/にのためにご足労)いただいたとのことで)、(誠に恐縮に存じます/恐れ入ります)。
(メールでも書きましたとおり/(先日/お電話で)もお伝えしたように)貴社の〇〇(は、分かり難いく/は、〇〇でありまして)(〇〇に苦労しました/使い物になりませんでした)。そのことを踏まえて、今後(改良/よりよい製品)にしていただけることを心より願うばかりです。
取り急ぎ、(先日留守にしておりましたので/(メール/お便り)の)お返事まで。
　
または
　
先般、貴社の〇〇についてご(指摘をさせていただいた/注意を申し上げた)〇〇と申します。
(その件に関してご丁寧なお詫びの(お便り/メール)をいただき、恐れ入ります/私が不在の折に〇〇様及び上司の方までご足労いただいたとのことで、恐縮いたしております)。
私としては、(貴社の〇〇に期待が大きかった分、少し口煩いことをいってしまいましたが/(少しばかり/些細なこでしたが)気になってご注意をさせいただきましたが)、(特に困っていことでもありません/貴社の製品に文句をいうつもりはございません)ので、どうか(貴社におかれましても気にされないでください/お気を悪くなさらないでいただければ幸いです)。
取り急ぎ、(メール/お便り/先般)のお返事まで。
　
または
　
(先般に件で/先日のこどで)(お詫びの(文書/メール)いただき/お詫びにお越しいただいたとのことで)メールいたしました(。/〇〇と申します。)
ご丁寧なお詫びの(お便り/メール)恐れ入ります。
私としては、貴社の〇〇は(通常の使い方で簡単に破損するのは、強度不足と思わざるを得ません/常識的にみて(不親切/不可解/難解)と思われます/他の人に聞いてもやはり〇〇だと言います)。
貴社におかれましては、今後(設計変更をされるとのことですが、今回のことを踏まえてより良い製品にして/(同様のことがないよう(更なる改良を/〇〇を改善)して)いただ(くことを切に望みます/きますようお願いいたします)。
取り急ぎ、(メール/お便り/先般)のお返事まで。
　
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　　　　　　署名
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件名:(〇〇が(直ぐ壊れたた/の〇〇が固い/〇〇)件/今後改良いただきますようお願いします/(内容/〇〇の〇〇/説明書)が分かりにくい件/ご足労いただき恐れ入ります/〇〇の件)

〇〇〇〇株式会社
〇〇センター　御中
又は
〇〇〇〇株式会社 〇〇部
(〇〇/ご担当者)様
　
先般、(貴社の〇〇について質問/問合せ)をした/貴社の〇〇で不具合があり、ご対応をお願いしていた)〇〇と申します。
(この度は/先般の件では/問合せの件では)、(対応/回答)の遅れに関して、(ご回答/至急対応するとの確約)とともにご丁寧なお詫びの(メール/お便り)を(頂戴し/いただきまして)、(恐縮に存じます/恐れ入ります)。
私としては、(特段急いでもおりませんでした/ご(回答/対応)さえしていただければそれで結構でした)ので、お気になさらないでください。
取り急ぎ、(メールの/(ご回答/対応)のお礼と)お返事まで。
　
または
　
先般、貴社の〇〇についてご(質問/対応を)をお願いしておりました〇〇と申します。
その件に関して(対応/回答)が遅れている(ことの/ご事情の連絡並びに)お詫びのメールをいただき、(ありがとうぞさいます/恐れ入ります)。
(私としては/正直申しまして)、少しでも早くご(対応/回答)していただきたいのではありますが、(貴社のご事情も理解できますので遅くなるのも致し方ないと思っております/〇〇であるのなら仕方ないと諦めて、もう少し待つことといたします)。
(とはいえ/しかしながら)、私としては少しでも早く〇〇していただきたい(のは山々です/気持は変わっておりません)ので、(少しでも前倒しで〇〇していただけらば幸いであります/何とかご配慮いただきますようお願いいたします)。
取り急ぎ、(メール/お便り/先般)のお返事まで。
　
または
　
(先般に件で/先日のこどで/〇〇への対応の遅れに関して)お詫びの(文書/メール)いただきメールいたしました(。/〇〇と申します。)
貴社におかれましても担当者の方が(怠慢であった/回答を放置していた)ことを確認されたとのことで、(ご丁寧なお詫びの(お便り/メール)をいただき恐れ入ります/お詫びと(ご回答/ご対応)をしたいただき、ありがたく存じます)。
このようなことは、(私どもユーザーへの不誠実さの表れと捉えられても致し方ない/貴社の信用を損なうおそれのある)ことであり、今後同様のことのないよう(社員教育を徹底/ご注意)いただきますよう(切に願います/お願いいたします)。
取り急ぎ、(メール/お便り)のお返事まで。
　
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　　　　　　署名
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宛名/日付/発信者部分省略

貴社営業担当者(による(暴言/不始末/不手際/職務怠慢)/による〇〇のお詫び)の件

拝啓　(貴社におかれましてはますます/時下ますます)ご(隆盛/清栄)のこととお慶び申し上げます。
さて、(貴社営業担当者による(暴言/不始末/不手際/職務怠慢)/〇〇氏による〇〇)の件ですが、(私/弊社)としては、(〇日迄に〇〇していただければ結構ですので/(老婆心ながら/些か/少しばかり)ご注意を差し上げただけであり)、(お気を悪くなさらないでください/お気になさらないでください/お詫びには及びません)。
取り急ぎ、〇〇の件へのお返事まで申し上げます。
　
または
　
早速ながら(貴社営業担当者による(暴言/不始末/不手際/職務怠慢)/〇〇氏による〇〇)の件は、(誠に由々しきことと危惧いたしておいます/甚だ遺憾に存じます)が、(〇〇氏も(反省/つい感情的になっただけのことなの/本意ではなかったとのことな)/私(ども)に全く非がなかったとは言い切れません/やむを得ない(状況/事情)あったとお聞きしました)ので、(これ以上ことを荒立てることはいたしません/今回の件は、これまでとさせていただきたます)。
とはいえ、(今後/二度と)同様のことがないよう(ご注意くださいます/監督をしていただきます)ようお願いいたします。
取り急ぎ、(先般の件のお返事/〇〇の件への回答)まで申し上げます。
　
または
　
(貴社営業担当者による(暴言/不始末/不手際/職務怠慢)/標題)の件につき、(弊社としての対応を/貴社への対応を検討した結果を)ご連絡したいます。
(この度のことは、(〇〇氏一人の問題ではなく貴社の(管理不行き届き/社員教育に不備があったの)は明白であり、(貴社/〇〇氏)には、(相応の対応をす/厳しい対応を求める)べきとの意見もあがりますが、貴社社内のことであり/担当を交代するとのことでもあり/諸事情を勘案して)、(貴社に対しては単に/今回は、)文書による厳重注意だけに収めることとなりました。
とはいえ、再度同様のことが(ないように社員の管理監督をしていただきますようお願いいたします/繰り返されるように厳重なる注意をしていただきたく存じます。
以上、〇〇の件への対応を通知いたします。

敬具/以上

宛名/日付/発信者部分省略

〇〇のお詫び/〇〇による〇〇)の件

拝啓　(〇〇様にはご健勝/(貴社におかれましてはますます/時下ますます)ご隆昌)のこととお慶び申し上げます。
さて、(貴社営業担当者による〇〇/〇〇の〇〇)の件ですが、(ご丁寧なおお詫び恐れ入ります/お詫びをいただく程のことでもありません)。
(私/弊社)としては、(老婆心ながら/些か/少しばかり)(苦言を申した/ご忠告/ご助言のつもりで申し上げた/ご注意を差し上げた)だけでありますので)、(貴社/〇〇様)には(お気を悪くなさらないでください/お気になさらないでください/お詫びには及びません)。
(また/(貴社/〇〇様)におかれましては)、今後とも(変わらぬ/一層の)(ご愛顧/ご高配/お引き立て)を賜りますようお願いいたします。
取り急ぎ、〇〇の件へのお返事まで申し上げます。
　
または
　
早速ながら(貴社〇〇/〇〇氏)による〇〇の(件に関してのことでありますが/件は)、(誠に由々しきこととであり/甚だ遺憾に存じます)が、(故意のことでもありません/ミスはあることであり/行き違いもあったとのことで/〇〇氏も反省しているとのことで/やむを得ない(状況/事情)あったとお聞きしましたので)、(今回は特に問題といたしません/これ以上は何も申しません/ことを荒立てません)。
(しかしながら再発防止だけは徹底していただく存じます/とはいえ、二度と同様のことがないようご注意くださいますようお願いいたします)。
取り急ぎ、(先般の件のお返事/〇〇の件への回答)まで申し上げます。
　
または
　
(標題/貴社〇〇/〇〇氏)による〇〇)の件につき、(弊社としての対応を/貴社への対応を検討した結果を)ご連絡したいます。
(この度のことは、(〇〇氏一人の問題ではなく貴社の管理不行き届き/〇〇体制に不備があったの/〇〇)は明白であり、(貴社/〇〇氏)には、(相応の対応をす/厳しい対応を求める)べきとの意見もあがりますが、(貴社とのこれまでの取引の状況/諸事情)を勘案して、今回(に限り/だけは/は)、文書による厳重注意だけに収めることとなりました。
とはいえ、再度同様のことが(ないように(管理監督をして/〇〇の徹底を図って)いただきますようお願いいたします/繰り返されるように厳重なる注意をしていただきたく存じます。
以上、〇〇の件への対応を通知いたします。

宛名/日付/発信者部分省略

(〇〇の(遅延/不始末/不手際)/職務怠慢による〇〇のお詫び)の件

拝啓　(貴社におかれましてはますます/時下ますます)ご(隆盛/清栄)のこととお慶び申し上げます。
さて、(〇〇の(遅延/不始末/不手際)/職務怠慢による〇〇のお詫び)の件ですが、(弊社としてもかなり無理なことをお願いしたこともありますから/人のすることですからミスもありますから致し方ないことでありまして/弊社としては、(〇日迄に(ご回答/〇〇して)いただければ結構であります/〇日程度の遅れであれば(支障をきたすものでは/問題)ありませんので)、(お気になさらないでください/お詫びには及びません)。
(よって、(ご連絡のあったとおり進めていただきますようお願いします/先日ご説明のあったとおり〇〇までに〇〇していただければ結構であります/とはいえ、今後はご注意いただきますようお願いいたします)。
取り急ぎ、〇〇の件への(お返事/回答)まで申し上げます。
　
または
　
早速ながら(〇〇の(遅延/不始末/不手際)/職務怠慢による〇〇)の件は、(弁明の余地のない怠慢であり、甚だ遺憾に存じます/業務に支障を(きたす/きたしかねない)(事態と心配/ことでありまして憂慮)しております)。
とはいえ、(〇〇氏が故意に〇〇していたということではないようですから/人することでありミスもあるのは致し方ないことですから/事情を考慮してこれ以上無理は言えませんので、)貴社におかれましては、(遅くとも〇日迄に〇〇していただく存じます/最善を尽くしていただきますようお願いします/可及的速やかに〇〇していただきますようお願いいたします)。
また、(今後/二度と)同様のことがないよう(ご注意くださいます/(社員教育/管理)を徹底していただきます)ようお願いいたします。
取り急ぎ、(先般の件のお返事/〇〇の件への回答)まで申し上げます。
　
または
　
(〇〇の(遅延/不始末/不手際)/職務怠慢による〇〇標題)件につき、(弊社としての対応を/貴社への対応を検討した結果を)ご連絡したいます。
(この度のことは、(貴社の管理不行き届き/担当者の職務怠慢/は明白/〇〇を〇〇するなど許されないことであり、貴社には、相応の(対応をす/厳しい対応を求める)べきとの意見もあがりますが、(その後の誠意ある対応ことから/状況を考慮して/諸事情を勘案して)、今回(に限りこれ以上の責任追及はいたしません/は、文書による厳重注意するだけに収めることとなりました)。
とはいえ、再度同様のことが(ないように重々ご注意/繰り返されるように厳重なる注意をして/管理を徹底して)いただき(たく存じます/ますようお願いいたします)。
以上、〇〇の件への対応を通知いたします。

敬具/以上