理由書 文例/書式/テンプレートと書き方

役職
ОΟООΟО　殿

令和Ο年Ο月Ο日
部署名　ОΟОΟΟ　印

ОΟО株式会社向け「ОΟО」未発送の理由書

標題の件につきまして調査し、原因が判明しましたので下記にご報告いたします 。

記

1.発生状況
Ο月Ο日　午後４：００　ОΟО株式会社　ΟΟ課長より、当日納品の着荷に「ОΟОΟ」が入っていないといの連絡があり、 営業担当ΟΟが、受注明細を確認したところ注文書に「ОΟО」の記載はなく、ΟΟ課長にその旨申し上げ、 追加発注があったのかを確認していただいた。
ОΟО株式会社の調査で担当者が、最初の発注をした翌日に発注漏れを発見し、FAX（営業部宛）で追加発注をした。しかし、 その後、正規の追加発注書の送付はなされていなとのことであった。
当日送受信をした双方FAXの送信受信履歴を調査したが、２か月前の履歴は残っておらず、実際に送受信が完了したのかは判然としない。 当社営業部での受信FAXの取扱が、完全とは言えないため、届いたFAXが紛失した可能性も否定はできない。
先方担当者は追加発注をFAXで送るとの連絡を入れたが、営業担当ΟΟ不在で営業部ΟΟがメモを残し、担当の机に置いた。しかし、そのメモを担当ΟΟは見てないと証言している。
2.発生原因
本件は、先方と当方の双方に複数の発生原因があると考えられる。
1)発注方法に問題
通常、追加発注の場合でも正規の発注書原本を郵送することとなっているが、それがなされていなかった。
2)重要書類をFAXした場合の送達確認漏れ
重要書類をFAXした際は、双方ともに必ずそれが届いているかの確認が必要であるが、それがなされていなかった。
3)電話連絡メモの受け渡しの不徹底
残された不在電話メモが、紛失してしまった。
3.今後の対策
本件を受けて、以下の対策を講じることとした。
1)発注方法に関する取り決めの徹底を先方にお願いするとともに、他社でも同様のトラブルが発生しないよう、営業担当が、主要客先にも同様のお願いをする。
2)FAXの取扱に関するマニュアルの作成とその徹底を行う。
3)これまで「電話連絡メモ」（メモ帳サイズ）を使用していたが、それを各個人用の電話受け付ノートに変更する。これにおり、メモ紙の紛失と担当者本人の確認漏れ防止効果が期待できる 。

以　上

役職
ОΟООΟО　殿

令和Ο年Ο月Ο日
部署名　ОΟОΟΟ　印

Ο月期分営業データ消失の理由書

Ο月Ο日に発生しましたサーバーの不具合による、営業データー消失原因の調査結果を下記にご報告いたします 。

記

1.発生状況とその影響
Ο月Ο日９：３０頃、営業部のサーバーマシンのハードディスクが突然クラッシュし、そのディスクに収納されていたデータがすべて修復不能となった。多くのデータは、月末にバックアップをしているため、顧客データなどは、新規案件の数件分のみの被害であったが、月次処理のΟ月分データ（Ο日までの入力分）約５００件が消失した。
これを再入力すると、およそ３日必要であり、かつ、その間出荷指示、受発注作業がオンラインでできなくなり、日常業務に大きく支障をきたこととなっている。
2.発生原因
本件のデーター消失を引き起こした直接の原因は、コンピュータトラブルであるが、それを想定していないシステムと運用の不備にも大きな原因があると考えられる。
コンピュータハードの不具合は、経験上数年に一度発生するかのトラブルである。そのため、バックアップの頻度を月に一回で運用している。この作業は、サーバーへのアクセスができなくなることから、極力ユーザーの利便性を損なわないよう人手で第一金曜日の夜間約１時間をかけておこなっている。しかし、この運用では今回のように月末間近くでトラブルが発生すると甚大な被害が出ることが明らかとなった。
3.今後の対策
現サーバーシステムは、通常のパソコンを使用しているため、ハードの信頼性が低く、バックアップ装置も貧弱で、作業も煩雑である。よって、これを機に現マシーンをハードディスクが二重化された構成で、かつ自動バックアップ可能なサーバー専用機にリプレースするのが最も効果的な対策と考える。
今回のようなトラブルで被る損害や機会損失、信頼の失墜および運用コスト等々を考慮するれば、十分な費用対効果が期待できると考える 。

以　上

人事部長
ОΟООΟО　殿

令和Ο年Ο月Ο日
営業部長　ОΟОΟΟ　印

営業部ОΟОΟの長期欠勤について

当部ОΟОΟが令和Ο年Ο月Ο日より現在に至るまで、長期に渡り欠勤しております件について、下記にその理由をご報告いたします 。

記

1.長期欠勤にいたった理由
Ο月Ο日（月曜日）、本人からΟΟ課長宛てに、メールで体調がすぐれないため休むとの連絡があった。 翌日も同様のメールを送ってきたため、ΟΟ課長が本人の携帯に電話を入れて状況を確認した。 その際、会話には覇気がなく、仮病ではないと判断し、病院に行くように指示をしてその日はそれで 電話を切った。そして翌日もまた、同一のメールが送られてきたので、ΟΟ課長が再度 携帯に電話を入れて状況を聞いたが、病院にもいっていないとの事であった。心配したΟΟ課長は、 その日の昼過ぎ本人宅に行き、本人と面会した。その時、かなり衰弱しているいたので、急ぎΟΟ病院に連れて行き、診察を受けさせた。 担当医は、体には特に悪いところはないが、うつ状態となっているので休養を取らせるのが良かろうと診断した。 そのため、当面の対応として、この週一杯休むよう本人に指示した。
ΟΟ課長の話では、その前に本人に変化はなかったし、仕事上でもトラブルを抱えている事実もないとのことである。
　
2.現在の状況
同期で仲の良いΟΟ君に内々で事情を話し、Ο日の夜本人宅に行ってもらった。 その時には、まだ元気がなかったそうであるが、その後も毎日ΟΟ君が 本人宅を訪れるうちに少し元気を取り戻しているとの報告を受けた。
　
3.今後の対応
今の時点では、まだΟΟが来週出勤できるかは不透明であるが、もし、出社できない場合、 ご両親に連絡し、しかるべき医療機関での治療を受けるよう依頼する予定である 。

以　上