データ消失 理由書 文例

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データ消失理由書 文例

役職
〇〇〇〇〇〇 殿

令和〇年〇月〇日
部署名 〇〇〇〇〇 印

〇月期分営業データ消失の理由書

〇月〇日に発生しましたサーバーの不具合による、営業データ消失原因の調査結果を下記にご報告いたします 。

1.発生状況とその影響
〇月〇日9:30頃、営業部のサーバーマシンのハードディスクが突然クラッシュし、そのディスクに収納されていたデータがすべて修復不能となった。多くのデータは、月末にバックアップをしているため、顧客データなどは、新規案件の数件分のみの被害であったが、月次処理の〇月分データ(〇日までの入力分)約500件が消失した。
これを再入力すると、およそ3日必要であり、かつ、その間出荷指示、受発注作業がオンラインでできなくなり、日常業務に大きく支障をきたこととなっている。
2.発生原因
本件のデータ消失を引き起こした直接の原因は、コンピュータトラブルであるが、それを想定していないシステムと運用の不備にも大きな原因があると考えられる。
コンピュータハードの不具合は、経験上数年に一度発生するかのトラブルである。そのため、バックアップの頻度を月に一回で運用している。この作業は、サーバーへのアクセスができなくなることから、極力ユーザーの利便性を損なわないよう人手で第一金曜日の夜間約1時間をかけておこなっている。しかし、この運用では今回のように月末間近くでトラブルが発生すると甚大な被害が出ることが明らかとなった。
3.今後の対策
現サーバーシステムは、通常のパソコンを使用しているため、ハードの信頼性が低く、バックアップ装置も貧弱で、作業も煩雑である。よって、これを機に現マシーンをハードディスクが二重化された構成で、かつ自動バックアップ可能なサーバー専用機にリプレースするのが最も効果的な対策と考える。
今回のようなトラブルで被る損害や機会損失、信頼の失墜および運用コスト等々を考慮するれば、十分な費用対効果が期待できると考える 。

以 上

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理由書の書き方

〇〇〇〇 殿

令和〇年〇月〇日
(会社名/所属/役職等)
〇〇〇〇 印

〇〇〇〇〇の理由書

令和〇年〇月〇日に発生した〇〇〇につき、下記にその理由を申し上げます。
または
標題の件につき調査し、原因が判明しましたので、下記にご報告いたします。

1.発生状況
令和〇年〇月〇日〇時頃、・・・が発生し、〇〇〇のように対処し、結果、〇〇のようになりました。
(具体的な状況を説明する文章)
2.発生原因
関係者からの聞き取り調査(調査方法)から、以下の原因が判明しました。又は、以下の原因が考えられます。
(原因の具体的説明)
以上の原因より、現状では、〇〇〇〇の問題があると考えます。
以上のことより、以下の課題が早急に解決する必要性を認識しました。
3.今後の対策
〇〇が再発しないように、〇〇を徹底する。
〇〇をおこなうこで、今回の〇〇〇と同様のトラブルは発生しないと考えます。
〇〇〇を早急に整備することで今後このようなトラブルを撲滅いたします。

以 上

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