ビジネス文書の書き方(ビジネスレター)

ビジネス文書の書き方(ビジネスレター)-掲載された文例や書式、テンプレートは、コピー&ペーストして利用いただけます。 当サイトでは、書き方の説明を加えてあるものや文例/例文の中に書き換え語句や文章を挿入している場合もあります。それらを参考にして状況に応じて適宜、変更してご利用ください。

ビジネス文書の書き方(ビジネスレター)

[宛名]
 
株式会社 ΟООΟ
総務部長 ΟООΟ 様
(役職と名前が分かっている場合)
 
株式会社 ΟООΟ
総務部長 殿
(名前が分からない場合)
 
株主 各位
(多くの人に同一の文章を送る場合 各位には敬称の意味があるので「各位」の後に「様」をつけない)
 
[時候の挨拶]
 
拝啓/謹啓(より畏まった場合)
初夏の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
初秋の候、皆様方におかれましてはご健勝のことと存じます。
(文末は「敬具」又は「敬白」で〆る)
 
[主文の書き出しの語]
 
さて、・・・
この度は、・・・
早速ですが、・・・
先日は、・・・
ところで・・・
 
[主文を結びへ繋げる語]
 
では、・・・
それでは、・・・
つきましては、・・・
お手数ですが、・・・
ご多忙中とは、存じますが・・・
大変恐縮ではありますが、・・・
 
[結びの言葉]
 
今後ともご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。
略儀ながら、書中をもっつて・・・
敬具、敬白(より畏まった場合)
 
[日付]
 
令和  年  月  日
令和  年  月吉日(お祝い事の案内やお礼の場合)
 
[差出人の住所・氏名]
 
株式会社 ΟООΟ
代表取締役社長 ΟООΟ
東京都ΟΟ区Ο丁目Ο番
電話 000-0000-0000
 
自身の住所・氏名は、横書きのビジネスレターの場合、宛名より一段下げて右よりに書いても良い
 

ビジネス文書の書き方(複数の方々宛)

ОΟОΟ 各位

令和Ο年Ο月Ο日
株式会社ОΟ商事
代表取締役社長
ОΟОΟ
電話000-1111-111

ОΟОΟΟご挨拶(ご案内)

[拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。]
[この度][さて]、

この文書で伝えたい内容(主文)

人事の紹介や各種案内の場合、詳細を文章にするより、
[詳細は下記のとおりとなっております。]
として、下記にまとめて箇条書きする 。

[つきましては] [お手数ですが] [ご多忙中とは存じますが]

主文の内容に関してのお願いや依頼の具体的内容

[今後とも、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます]
[略儀がら書中をもってご挨拶申し上げます。]

敬 具

詳細の内容は「下記」に箇条書きするのが分かりやすい。


[詳細を箇条書]

以 上

ビジネス文書の書き方(特定の方宛)

ΟΟ商事 株式会社
海外事業部 第二営業部
営業二課長 ΟООΟ 様

令和Ο年Ο月Ο日
株式会社ОΟ商事
経理課長 ΟООΟ
電話000-1111-111

ОΟОΟに関する(照会/依頼/ご連絡)の件

[拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。]
[この度][さて]、

この文書で伝えたい内容(主文)

文章を簡略化するのに必要な場合、
[詳細は下記のとおりとなっております。]
として、下記にまとめて箇条書きする 。

[つきましては] [お手数ですが] [ご多忙中とは存じますが]

主文の内容に関してのお願いや依頼の具体的内容

[今後とも、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます]
[ОΟОΟしていいただけますようお願い申し上げます]

敬 具

詳細の内容は「下記」に箇条書きするのが分かりやすい。


[詳細を箇条書]

以 上

ビジネス文書の書き方(社内向け複数の方々宛)

営業部員  各位

令和Ο年Ο月Ο日
経理部 ΟООΟ
電話000-1111-111

ОΟОΟの件

[標題の件、下記のとおりご対応ください。]
[書き出しで、用件を簡略に書き、以降、必要に応じて詳細な説明を付け加える]

[詳細は下記のととりとなっております。
(箇条書を利用すると書き易すく、分かり易い)]

[つきましては] [お手数ですが] [ご多忙中とは存じますが]

主文の内容に関してのお願いや依頼の具体的内容

なお、[ご不明な点は、担当ΟΟまで問い合わせください。]


[詳細を箇条書]

以 上

ビジネス文書の書き方と留意すべきこと

 ビジネス文書を書く際、留意すべきことは以下のとおりです。
 
1.簡潔で正確な文章を書く
ビジネス文書は、正確で簡潔な表現を心がけてください。冗長で形容詞や修飾語が多い文章はビジネス文書に不似合いです。 箇条書きで書くのも良い方法です。箇条書きすると論理的に矛盾するセンテンスが発見しやすくなる利点もあります。
まずは用件を正確に伝えることを第一に考え、文章の上手い下手はあまり気にする必要はありません。
2.あいまいな表現やどちらとも取れる表現は使わない
「・・・頃」では、正確に情報が伝わりません。時間がはっきりしない場合は期限を切ります。例えば、「・・・を目処に」とか、「Ο時前後1時間以内」などと書きます。ビジネスにおいては、できる限り定量的表現を心がけてください。
また、「結構です」は、使い方ではどちらとも取れる場合がありますので、そのような言葉は使わず、明確な表現にします。最後に一読し、人によって取り違える可能性がないかに重点を置いて再チェックしましょう。
 
3.誤字/脱字や幼稚な言葉を使わない。
特に社外文書は、発してしまうと自身ではコントロールできません。誤字・脱字は読み手えを惑わし、誤った情報を伝えることもあります。また、幼稚な表現[ビジネス文書として合わない表現や言葉}は書いた本人ばかりでなく、 会社の品性を疑われるおそれがあります。自分で書いた文章に自信がないのなら、上司や同僚に読んでもらい、おかしな表現がないか確認してもらいましょう。

Posted: 2005 - Updated: 12/28/2006

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