手紙投函前のチェックリスト

1.謹啓/敬白とするのがよい場合
組織、個人の受章や受勲、社長就任など改まったお祝い状
自身の事柄に関する改まった内容の挨拶状や案内状(社長就任/会社設立)等
相当に敬意を示すべき方への改まった便り。
2.「拝啓　○○の候...」を使わないのがよい場合
病気や災害のお見舞い状。この場合「冠省/前略-結語は草々」
緊急の用件や重大な事柄を伝える場合「急啓/冠省-草々」
3.返信/再返信の場合
「拝復-結語は敬具」

1.挨拶文中のことばは適切か。
組織に使うことば-ご盛栄/ご隆昌
個人に使うことば-ご壮健/ご健勝 /ご清適
組織/個人どちらにも使ことば-ご清栄/ご清祥
2.宛先の状況に適した挨拶文か。
ご病気や療養中の方への挨拶文に「ご健勝」 、経営状態が悪いことがわかっている場合「ご繁栄」などは、不適切。
これらの場合、冠省/前略で通常の時候の挨拶はさけて、 例えば、「○○様にはその後、お加減はいかがでしょうか」や ｛貴社にはご苦難に際してお力落としのことと、お察しいたしております」など、労わりや同情のことばがよいでしょう。
2.宛先の地域の気候に適した季語か。
暖かい地域や雪深い地域宛ての時候の挨拶は、相手の気候に適した季語となっているか。
例えば、梅雨のない北海道宛てに「入梅の候」は不適切。
3.現在の気象条件に適しているか。
冷夏のときに「酷暑の候」などは不適切。

1.「様」-差出人が個人名で宛名も個人の私的な手紙/ハガキで使う。
2.「殿」-差出人が会社/団体名で宛名が個人の公用/事務用の手紙/ハガキで使う。事務用の内容で差出人が組織/団体名のとき、宛先が個人なら「殿」も使える。個人から個人の場合で「殿」を使えるのは、目下の人宛なので注意が必要。
3.「先生/教授/課長」-役職名は敬称の意があり、その下に様は不要。
客先の役職者へは「部長　〇〇〇〇　様」とするとよいでしょう。
4.「各位」-役職名は敬称の意があり、その下に様は不要。
各位とは、「各々のみな様」の意味で複数の個人を示すため、個人が特定できない会社宛は「御中」を使う。
なお、「お客様　各位」は厳密には誤りだが、「お客+様(接尾辞)」というより、「お客様(一語の名詞)＝顧客」という認識が広く認知されているため、使うってもよいでしょう。
5.「御中」-会社/団体宛に使う。例えば「〇〇〇株式会社 人事部 御中」

1.語尾の統一
「します」と「いたします」や「思います」と「存じます」等々が文中に混在してないか。
2.敬意や丁寧さの語彙の統一
「慶賀の至り」や「拝眉」「拝察」「賢察」などの語彙を文中で使っている場合、 「とは思いましたが・・」より丁寧な「とは存じましたが・・」、 「お願いします」は「お願い(申し上げます/いします)」等々、丁寧さや敬意の度合が文章全体に不統一になっていないか。

1)お悔やみの忌み言葉
死/死亡/四/九/次々/続いて/繰り返す/度々/ますます/重ねがさね
2)退院/全快祝いの忌み言葉
死ぬ/苦しむ/寝る/繰り返す/度々/四/九
3)お見舞いの忌み言葉
続く/重なる/繰り返す/再度/たびたび/衰える/長引く/寝付く/四/九
4)結婚祝いの忌み言葉
別れる/離れる/割れる/切れる/途絶える/再び/度々など
5)出産祝いの忌み言葉
死ぬ/苦しむ/流れる/失う/落ちる/四/悲しむ/痛ましい
6)入学/就職祝いの忌み言葉
落ちる/すべる/変わる/終わる/破れる/取り消す/中止
7)新築/開店祝いの忌み言葉
燃える/焼ける/火/つぶれる/倒れる/壊れる/閉まる/負ける

1.縦書きにするのが望ましい便り
儀礼的/改まった内容の便り。
目上の方や敬意を示すべき方への便り。
2.横書きでもよい便り
ビジネス文書(ビジネスレター)
堅苦しくない内容の便り。
知人、友人への便り。

1.手紙として書くべき内容
儀礼的で格式を重んじる挨拶状や目上の方への便り。
文章量多く、込み入った内容の便り。
お互いのプライバシーにかかわる内容を含む内容。
借金のお願いや督促状、病状の詳細を伝える通知等々。
2.ハガキでよい内容
お中元のお礼状、招待状、案内状や転勤/定年退職の挨拶状、転居通知、喪中欠礼、死亡通知など日常的な内容ならば目上の方への便りであってもハガキでかまいません。

1.脇付けや内容物の説明は、宛名より下の左下に朱書きしているか。
2.脇付けの意味
「親展」-宛名人が開封してくださいの意
「重要」-内容が重要事項にかかわるので、慎重に扱ってくださいの意
「至急」-特に急を要する書類ですの意
「社用」-宛名人が不在/異動でも当該業務の担当者宛の意
3.内容物の説明
脇付け以外には、定型郵便物の表面には内容物の説明を記載できます。
それに用いるのが、「・・・在中」です。脇付けと違い文字数制限はありあせんが、「在中」は必須です。
例えば「写真在中」「申し込み用紙在中」など朱書きして注意喚起の意味をもつ。
4.速達の表示は、縦長の郵便物/ゆうメールなら表面の右上部に、横長の郵便物/荷物なら右側部に、赤い線(太マジック5～6mm程度)を表示する。速達に相当する郵便切手を貼ればそのままポストに投函してよい。

1.定型/定形外郵便
定型規格は、長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内。
定形外郵便物は、長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内。
その他は、規格外。
2.便箋/コピー用紙の目安
定型郵便物は、25g以内[84円]/50ｇ以内[94円]
25ｇ＞長形4号封筒(90ｘ205)+便箋6枚
25ｇ＞長形3号封筒(120ｘ235)+A4用紙4枚
(B5便箋1枚[3g]/A4用紙1枚[4g]を目安)
定形外郵便物は、50g以内[120円]
50ｇ＞角形2号封筒(A4がそのまま入る封筒)+A4用紙7枚
50ｇ＞角形2号封筒+クリアファイル+A4用紙2枚
(A4用紙1枚[4g]を目安)
3.切手の種類
切手には、普通切手のほかに慶事用と弔事用の切手があります。
結婚式の案内など慶事は、慶事用切手、喪中はがきなどは弔事用切手を貼ります。